手把手教你“办会”
作者:k.c. 发布时间:12-08-07 浏览次数: [ ]

关键词:会议筹备, 会议分类, 会议组织, 会议流程, 会议相关工作
筹备组织会议是机关的一项基础性工作,是每个机关工作人员必须掌握的基本技能。在现行的政务运行机制中,我们的会务工作十分重要,涉及的事项繁琐,包括网站建设、媒体广告、会议签到的每个细节都必须力求尽善尽美。
首先,我们要对会议进行明确定位:会议的分类。
常见的会议类别比较繁多,对会议进行分类是一件比较困难的事情,目前还没有统一的标准,常见的会议分类有:
1、按照举办单位划分,可分为公司类会议、协会类会议、组织类会议(典型代表是政府机构会议)。
2、按会议规模划分,可分为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。
3、按照会议活动特征划分,可分为商务型会议、度假型会议、展销类会议(商品交易会、展销会、展览会)、专业学术会议、政治性会议、培训会议
4、按照会议形式划分,可分为传统会议、电视电话会议、网络视频会议。
第二,我们要熟悉和了解会议的流程:会议的一般流程 。
    各种会议的流程有很大的区别,现在以全省性商务工作会议为主要参照物,简要概括会议的一般流程。
(一)会议的提出。一项工作,是否需要通过会议的形式来传达、部署、研究、落实、解决,筹办方必须首先有明确的意见。有时候,会议的提议也直接来自于领导的布置。会议提出者或组织者一般需要先拟定“会议方案”。
(二)会议的申请。会议的申请,主要指拟召开会议的部门(单位或个人)向上级请示,厅机关内部的请示可以用呈批件的形式报厅领导审定(附会议方案)。需提请省政府同意召开的会议,必须正式行文上报。
(三)会议筹备。会议经同意后,就进入实质性的筹备阶段。
1、落实会场。如涉及到分组讨论,需准备分会场。
2、下发会议通知。一般必须有以下内容:召开会议的背景、时间、地点、参加人员、会议内容、有关要求(上报名单、明确是否收费、是否安排住宿等)。会议通知现在可以通过政务通下发,并加上短信或彩信提醒,如使用二维码发送进行身份验证,便可方便精准的邀请嘉宾及与会签到验证,增加了会务活动、培训会议等过程中与会者积极参与度及有效性。
3、收集参会名单。通过二维码短信彩信回复功能便可自动录入和收集与会名单,方便快捷。
4、编印会议须知。主要包括目录、会议议程、会议作息时间表、参会名单(住宿安排)、分组讨论安排、乘车安排、用餐安排、会议座位表、注意事项等等。简单应用二维码,便可让受邀者对会议信息一览无遗。
5、会场的布置。会标(横幅、背景板、投影板)、主席台布置(鲜花摆放、话筒调试、发言台)、席位牌(制作和摆放)。会见座谈类会议,一般在席位上备好铅笔和信签纸。座位按约定俗成的习惯规范进行排序。
6、会议材料的准备。领导讲话、主持词、各类经验交流和会议参阅材料,及会议材料的印制、装袋(配笔和本子)。
7、新闻媒体邀请。根据需要决定。
8、落实有关后勤保障。用车、用餐、住宿;涉及到省外参会代表,安排接机(站);会议纪念品。
(四)会议现场工作
1、会议报到。签到(二维码电子签到系统)、分发会议材料、安排食宿。
2、会议入席引导。迎候领导和引导参会代表入席。
3、会议录音。如由录音师(音响师)录音,需提供会议议程,并作交代。
4、会议摄像、摄影。
5、会议记录。
6、涉及表彰的事项。奖牌(证书)提前制作带入会场,落实领奖人员和上台领奖排序。
(五)会后有关工作
1、清理会场。涉密会议材料收回或按规定办理,遗留在会场的材料统一清理。
2、后勤保障。省外参会代表会后的有关安排及送机(站)、清退会议代表住房、会场租金及食宿结账。
3、整理录音。重点是出席会议领导的讲话。
4、整理会议纪录。根据需要印发会议纪要。
5、会议代表的意见反馈及处理。
6、根据实际情况印制代表通讯录,常见于召开系统内分口的专项工作会议
7、领导交办的其他事项。

第三,我们要做好会议的相关工作:有关材料的准备。
1、拟定会议的方案。会议方案是会议顺利组织的基础,也是汇报召开会议思路时常用的书面材料。会议方案主要包括会议召开的缘由、目的、任务、时间、地点、参会对象、主要内容、议程及会务组织分工等等。
2、会议领导讲话。另行介绍。
3、会议主持词。
4、有关经验交流与参阅材料。根据会议安排确定。

第四,我们要对一些会务礼仪有所了解,避免在会议过程中闹出笑话:会务接待有关礼仪。
1、主席台席位的摆放。当领导同志人数为单数时,1号首长居中,2号首长排在1号首长左边,3号首长排右边,其他依次排列;当领导同志人数为双数时,1号首长、2号首长同时居中,1号首长排在居中座位的右边,2号首长排左边,其他依次排列。
2、关于签字仪式的座次安排。签字双方主人在左边,客人在主人的右边。双方其他人数一 般对等,按主客左右排列。
3、关于乘车的座次安排。小轿车1号座位在司机的右后边,2号座位在司机的正后边,3号座位在司机的旁边。(如果后排乘坐三人,则3号座位在后排的中间)。中轿主座在司机后边的第一排,1号座位在临窗的位置。
4、关于宴席座次的安排。宴请客人,一般主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,其他可以随意。

以上是师盛会务对会议相关明细的简单梳理,供大家在日常会务工作中借鉴参考。

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