会议流程三步:会前,会中,会后
作者:k.c. 发布时间:12-07-30 浏览次数: [ ]

师盛会务
关键词:二维码电子管理, 会议坐席管理, 会议准备, 会议流程, 会议接待,会后分析

1、会议前的筹备工作
(1)根据会议规模,确定接待规格。
(2)发放会议通知和会议日程。
会议通知内容:召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的资料、联系方式等。
(3)选择会场
标准:第一,大小要适中;
第二,地点要合理;
第三,附属设备要齐全;
第四,要有停车场。
(4)会场的布置
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。
(5)准备会议资料
(6)会前准备
比如检查音像、文件、周围设备布置是否准备齐全
(7)提前进入接待岗位
一般的接待工作分为几个岗位:
第一,签到。
如今的电子签到二维码签到系统可通过二维码技术实现签到的绿色便捷高效的特色。这方面师盛会务(http://www.seasonfair.com/  )介绍的比较详细。
第二,引座。
    利用二维码技术同样可以实现坐席管理的高效性。通过使用师盛会讯易管理系统的坐席管理,用户只需输入手机号,条码号或二维码就能查询到自己的坐席。
第三,接待。

2、会议中的注意事项:
(1)会议记录
第一,安排好专职的会议记录者,对参会人员的发言进行记录(特别是讨论性质的会议),记录内容会后留底。
第二,安排专人拍摄(摄像、录像),会后留底。
(2)会议服务
第一,安排专人(会议组织人员或物业人员)负责茶水服务。
第二,安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。
第三,注意着装。
第四,主持人避免走动。
(3)其他
第一,参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。
第二,会议时间较长时,可适当安排中途休息时间。

3、会议后期工作
(1)整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录,进行备案。
(2)完成会议总结材料,材料内容应包括:会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。
(3)整理完成会议总结材料后报领导审批,将审批通过的材料分发至各参会人员遵照执行。
(4)重要会议结束后可考虑在网上发布会议相关新闻。
同时,会后也需要对会议网站和会议参与情况进行详细统计和分析,利用会讯易就可以实现数据分析及投资回报分析:对包括实时报名及参会人员信息、注册明细、推广明细、网站访问明细等进行全面多样的统计分析报告,同时提供全面的ROI分析报告。具体细节可查看师盛会讯易(http://www.7-event.com/features.html)。

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