中小企业参展指南
作者:k.c. 发布时间:12-08-08 浏览次数: [ ]

  根据近些年对参展企业的实际接触和了解,笔者觉得有必要把自己的一些看法写出来,供大家参考,希望对大家有所裨益。
  预算要详细。通常来说,企业每年会有一笔广告的投入费。这时要确定有多少的比例用于展览会,用于各展会的比例安排又怎样。对于企业来说,应该选择什么样的展览会作为重点,哪些为非重点,要根据企业的产品来定位,不能对所有的展览会都投入相同的费用。某个展览会的预算应包含以下内容:展位费、设计制作费、运输费、广告费、设备租赁费、主题报告会及技术交流费、翻译费、工作人员交通费、住宿费、接待费、资料印刷费、礼品费及不可预见的费用等等。预算越详细,越能较好地控制成本,避免不必要的支出。
  明确主题。企业参加某个展览会,应把该展览会的主要活动安排和本企业的实际情况结合起来,确定今年本企业的展出主题或口号或重点推出的产品及服务。明确参加展览要达到什么目的,而不能只简单地借此机会会见老朋友或客户。只有这样,才能有的放矢。
  预定展位。参加展览会要特别注重和主办方的沟通。如果和主办方多沟通的话,就利于自己做出判断,选择和竞争对手一个相对合理的位置,做到布局有利。同时,如果和主办方信息通畅的话,有利于了解各公司展览期间的活动安排,可以做到知己知彼。这样做还有一个好处,就是能了解自己周围公司的设计风格。比如某公司的展台太高,会影响自己展位的视角,应事先采取补救措施。
  展位设计招标。展位的设计风格通常能反映一个企业的形象,一个好的设计需要企业向投标者阐明自己的企业文化、展出产品内容、要达到什么目的。如果在招标时,不做详细说明,这种做法是不负责任的。同时,招标方要尊重知识版权,尊重他人的劳动成果。据悉,有的招标方不太注意这方面的问题,往往从多家的方案中选择某方面的设计,然后综合成一个方案,最后的作品有时显得有点不伦不类,创作者的热情不能显现出来。
  货物运输安排。为了保证货物的运输不出意外,参展企业要提前和运输公司联系,并根据自己产品的特点决定是海运、陆运还是空运。有些企业认为参展物品小,抱有侥幸的心理,作为手提物品临时闯关,这样会面临海关的严厉处罚。有时,参展企业为了节省成本,考虑价格相对便宜的运输公司。显然,好的运输公司,服务也好,运输网络也发达,通关快,还负责展品空箱的存放,安全也有保障。若是图便宜,货物在运输途中有损毁,安全就没有保障。通常主办方推荐的运输公司都有一定实力,对于运输途中出现展品毁损的问题,主办方也会协助解决。主场运输的另一个优势就是,如果展品在展馆要办理巡回演示,主办方会出示相关的文件配合主场运输公司到海关办理手续。其他运输公司办理的话,手续会比较繁杂。
  重点客户的接待。参展企业的客户一般均有重点和非重点之分,重点客户是一些实力企业追逐的对象,展览会上这些企业会使出浑身解数来接待这些客户。这样做既有利也有弊:其利在于能保持和客户的密切联系,但是,即使这样,客户也不能被独家垄断;其弊在于无论重点客户是一人还是多人,企业必须有专人来负责接待工作,即便人数不多,也得颇费心机。其实,作为主办者,很重要的一项工作就是接待客户,并且有一个很庞大的接待班子。如果企业把接待的工作交给主办者去做,则不会太过分心,也不用担心接待的是否合适。
  签证申请和酒店预订。在办理签证手续时,参展的企业必须及时提供申请人的详细信息资料;酒店预订也需要客人提前办理。主办方通常会推荐一些知名度高,位置较优越的若干大酒店供客人来选择。这些信息一般可以从主办方的《参展手册》中获取。
  主题报告会和技术交流会的选择。主办方为了提高展览会的档次,可能会在展览举办期间举办一些高水平的学术会议和论坛。通常大企业关注主题报告会,如果多和主办方沟通,就能了解哪些企业参加该活动,哪些人做什么样的报告,以便选题不重复,演讲时能吸引更多的客人,达到预期的效果。对于技术交流会而言,适应的企业范围更广,更应该和主办主多沟通,了解相同或相近企业演讲的题目,在选题时做到题目新颖,内容详实生动。
  现场广告投放。多数企业对展览会现场的广告投入不太重视,即使投放,目的性也不强。实际上,企业有很多现场的广告机会,比如会刊、气球、条幅、挂带、胸牌、 导示牌、旗杆、参观指南等等。这些方式无疑在现场能吸引很多专业人士的眼球,增强企业在他们心中的形象。
  展览安全。展览会的安全问题是不容忽视的问题。主办方尽量保证邀请专业人士参观,不追求观众的数量,参展企业尽量注意加强内部的防范工作,必要时责任到人,派专人负责。除此之外,应尽量使用主办方推荐的装修、运输代理。
  展后总结。企业参加完一个活动后,一般要做个总结,对参加展览会的效果进行评估。企业的参展人员可以依据自己的观察体会和对观众的调查进行分析。内容包括:展览的成功之处、自身产品与展览的适应度、竞争对手的市场影响力等。此外,还应检查参展计划执行情况中,是否达到目标,潜在客户变化程度,有多少合同意向等。

  参展是企业宣传产品、联系客户以及提升形象的重要途径。企业投入了大量的人力、物力和财力,当然希望能在展会上有所收获。对于拥有稳定客户的大公司来说,展会更多意义上是宣传企业形象、发布潮流趋势的舞台;而且一般由专人负责,参展效果可以得到准确的预测和有力的控制。而对广大中小企业来说,展会要取得较好的效果,决策者必须摒弃错误的参展动机和参展方式。如果决策者不希望浪费一分精力和财力,那么制订一个合理的时间表就很重要了。
  以下是一个可取的安排模式,企业在考虑参展时可以参考。
  (一)12个月前 
    1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面选择展会,可以适当询问专业人士和机构的意见,确定全年的展览计划。企业在年初做全年工作计划的时候,应该将展会也纳入计划的范围,因为参展和产品/服务的销售以及公司的发展是有机结合在一起的。心血来潮的参展不仅会造成公司资源的浪费,而且对公司的发展也是不利的。
  2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料。企业如果选择国外展会,可以先和国内代理公司联系,因为代理公司熟悉相关展会和市场情况,而且周到的服务项目的确能够省去企业不少的麻烦。选择代理公司非常重要,好的代理公司不仅可以为企业争取到有利的展位,而且可以提供包括展位搭建、商贸配对在内的增值服务,使企业花更少的钱,获得更多的权利。
3、了解付款形式,考虑汇率波动,决定财务计划。

  (二)9个月前 
  1、设计展台。有过参展经历的人都知道展台设计出色的展商受到买家的关注度远远超过那些设计一般的甚至没有设计的展商。在产品、价格日趋一致的情况下,包装就成为展商的一大卖点。所谓的“眼球经济”不应该仅仅体现在产品或服务上,更应该体现在企业的整体形象上。高质量的展台搭建、高素质的人员配备以及设计精美的发放品将为企业带来意想不到的人气。
  2、选择并准备展品。准备展品需要注意的是展品不是越多越好。曾经有家企业花费巨额费用将所有产品运到国外,但是展会现场前来咨询的买家却并不是很多,后来一问才知道,大部分产品根本不适合当地市场,而且买家大部分是零售商,对企业带来的产品并不非常感兴趣。所以,企业在选择展品时,必须考虑当地的消费习惯和展会邀请的买家性质。
3、与国外潜在客户及目前顾客联络。这点常被展商忽视,其实如果做好买家的展前邀请,参展效果将会事半功倍。笔者曾在中东一个展会上发现一个有趣的现象:同是中国展商,展位搭建和展品也都大同小异,但是一个展台前总是围满了前来咨询的买家,这使许多国内同行十分不解。后来这家展商告诉笔者,他们很早就给当地意向客户发函,邀请他们到展会现场参观。这样一个小小的举动最终为这家企业带来了大笔的订单和稳定的客户。目前企业寻找意向客户的途径主要是展会和网络。企业可以从类似“思诺博在线”的电子商务网站上免费获取真实有效的买家信息,提前与他们联系。

  (三)6个月前 
  1、以广告或邮件等进行推广活动;
  2、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等,安排展览期间翻译员。翻译员绝不是可有可无的角色。参加国际性展会,9平米的标准展位安排翻译在内的两名人员比较合理。精通公司业务的翻译员不仅胜任语言上的沟通任务,而且能够较好的宣传公司,促成生意成交。
3、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销;

  (四)3个月前
  1、最后确定参展样品,准备大量代表本公司产品品质及特色的样品;
  2、将展位结构设计做最后的决定;
  3、计划访客回应处理程序;
  4、训练参展员工。如果说展位和展品是企业的第一张“脸”,那么参展人员就是企业的第二张“脸”。因此,对人员进行一定的礼仪、谈判技巧培训是很有必要的; 
5、排定展览期间的约谈;

  (五)四天前 
    1、整理运货文件、展览说明书及传单等额外影印本,随身携带;
2、搭乘飞机至目的地;

  (六)三天前
  1、抵达目的地,饭店登记;
  2、查看展厅及场地;
  3、咨询运输商,确定所有运送物品的抵达;
  4、指示运输承包商将物品运至会场;
  5、联络所有现场服务承包商,确定一般准备就绪;
6、访问当地顾客;

  (七)两天前
  1、确定所有物品运送完成;
  2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能;
  3、布置展位;
4、将所有活动节目做最后的决定;

  (八)一天前 
    1、将摊位架构、设备及用品做最的检查;
2、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报;

  (九)展览期间
  1、尽早到会场;
  2、详细记录每一个到访客户的情况及要求,不要凭事后记忆;
  3、对于没有把握的产品需求,不要当场允诺,及时回报总部作出合理答复,一旦应承,就必须按质按期完成,以取得客户合作信心;
  4、每日与员工进行简报;
  5、每天将潜在商机及顾客资料送回公司,以便即时处理及回应;
6、实地观察后尽早预约明年场地;

  (十)展览结束
  1、监督摊位拆除;
  2、处理商机;
3、寄出谢卡;

  “好的开始是成功的一半”——企业要想获得良好的参展效果,必须做好充分的展前准备!


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